In 2026 zal Vlaanderen een grote stap zetten richting digitale modernisering met de invoering van verplichte elektronische facturatie, of e-facturatie, voor alle bedrijven. Deze beslissing ligt in het kader op vereenvoudigd factureren, fraudebestrijding en transparantie in de Btw-stromen.
Achtergrond e-facturatie
De beslissing om e-facturatie verplicht te stellen is onderdeel van een bredere Europese beweging om digitale transacties en processen te bevorderen. Vlaanderen volgt hiermee in 2026 het voorbeeld van verschillende andere Europese landen die al soortgelijke maatregelen hebben ingevoerd. De bedoeling zou zijn dat e-facturatie begin 2028 in alle Europese lidstaten verplicht wordt. Het doel is om de administratieve lasten voor bedrijven te verminderen, fraude tegen te gaan en de efficiëntie in het zakelijk verkeer te verhogen.
Wat is e-facturatie?
Elektronische facturatie betreft het volledig digitaal verwerken van facturen, van het aanmaken tot de uiteindelijke betaling en registratie, bedoeld om het proces efficiënter, veiliger en overwegend geautomatiseerd te maken. Het is belangrijk te benadrukken dat met e-facturatie niet simpelweg het versturen van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt bedoeld, aangezien een dergelijke pdf niet automatisch door het systeem van de ontvanger verwerkt kan worden.
In plaats daarvan wordt een echte e-factuur opgesteld in XML-formaat en via machine-to-machine communicatie verstuurd door middel van Peppol, een beveiligd Europees netwerk dat de uitwisseling van elektronische facturen op een gestandaardiseerde manier en volgens specifieke protocollen mogelijk maakt. Dit Europese systeem vereenvoudigt de factuuruitwisseling binnen de Europese Unie aanzienlijk. E-facturen volgen een strikte structuur met specifieke velden die verplicht ingevuld moeten worden. Facturen die essentiële informatie missen, worden zonder meer afgewezen.
Voordelen van e-facturatie
De overstap naar verplichte e-facturatie brengt verschillende voordelen met zich mee. Allereerst kan het leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven, aangezien het proces van facturatie veel efficiënter wordt. Papieren facturen, die vaak tijdrovend en foutgevoelig zijn in hun verwerking, behoren hiermee tot het verleden.
Daarnaast draagt e-facturatie bij aan de vermindering van de ecologische voetafdruk van bedrijven doordat het papiergebruik afneemt. Ook wordt de transparantie binnen het zakendoen verhoogd, aangezien digitale facturen gemakkelijker te traceren en te verifiëren zijn. Dit kan op zijn beurt helpen bij het bestrijden van fiscale fraude en btw-ontduiking.
Uitdagingen en implementatie
Hoewel de voordelen duidelijk zijn, brengt de invoering van verplichte e-facturatie ook uitdagingen met zich mee. Bedrijven, vooral kleinere ondernemingen die mogelijk nog niet digitaal werken, zullen moeten investeren in de nodige CRM-software, boekhoudpakket, facturatiesoftware. De Vlaamse overheid heeft aangekondigd ondersteuning te bieden door middel van informatiesessies, subsidies en technische hulp om deze overgang soepeler te laten verlopen.
De implementatie van verplichte e-facturatie zal gefaseerd plaatsvinden, waarbij de overheid nauw samenwerkt met bedrijfsverenigingen en softwareleveranciers om te zorgen voor een brede toegankelijkheid en compatibiliteit van de systemen.
Sommige software-leveranciers zullen de functionaliteit standaard aanbieden in hun bestaan abonnement, anderen kunnen een extra maandelijkse fee vragen.
