1. Functionaliteiten
Eerst en vooral is het belangrijk om na te denken over de functies die de VoIP-provider aanbiedt. Zorg ervoor dat ze voldoen aan uw zakelijke behoeften, zoals veiligheid en beveiliging van gesprekken, audiokwaliteit en interactieve sms-diensten. Controleer bovendien of de provider een goede klantenservice heeft die snel kan reageren op eventuele vragen of problemen die u met hun diensten heeft. De belangrijkste functionaliteiten van een VoIP-centrale zijn:
- Doorschakeling
- Nummerherkenning
- Wachtmuziek
- Keuzemenu
- Antwoordapparaat
- Gesprekken opnemen
- Conferentiegesprekken
- CRM-integratie & ERP-integratie
2. Kosteneffectiviteit
Een andere factor om rekening mee te houden is de kosteneffectiviteit – zorg ervoor dat de oplossing die u kiest binnen uw budget past en tegelijkertijd alle functies biedt die nodig zijn voor uw zakelijke behoeften.
3. Bereikbaarheid & Privacy
Het is ook belangrijk om de betrouwbaarheid en uptime van de diensten van de provider te onderzoeken, evenals hun inzet voor dataprivacy en -beveiliging. Zorg ervoor dat ze verschillende maatregelen hebben genomen om de gevoelige informatie van uw bedrijf te beschermen tegen onbevoegde toegang of inbreuken.
4. Schaalbaarheid
VoIP-telefonie biedt een breed scala aan flexibele en schaalbare communicatiemogelijkheden voor bedrijven. Met VoIP kunnen er gemakkelijker meer gebruikers toegevoegd worden, waardoor het mogelijk is snel te schalen naar meer verbindingen. Er zijn verschillende opties beschikbaar voor add-ons en upgrades met VoIP, wat het gemakkelijk maakt om op elk moment extra faciliteiten aan te passen of te upgraden. Bovendien stelt de VoIP-technologie kleine bedrijven in staat om geavanceerde functies te genieten die anders alleen door grotere organisaties beschikbaar zouden zijn. Kijk bij jouw nieuwe provider na hoeveel gebruikers er in het abonnement inbegrepen zijn.
5. Online platform
Overweeg ten slotte of de provider diensten met toegevoegde waarde biedt, zoals analyse- en rapportagetools waarmee u klantinteracties beter kunt volgen en gefundeerde beslissingen kunt nemen over hoe u deze kunt verbeteren. De meeste VoIP-aanbieders bieden jou de mogelijkheden om online jouw VoIP-configuratie te beheren.
6. Telefoonlijnen & telefoonnummers
Zijn de VoIP-providers in staat om zowel vaste telefonie als mobiele telefoonlijnen met elkaar te configureren in de cloud telefooncentrale? Bieden ze de mogelijkheid om zowel nationale nummers als internationale telefoonnummers, speciale telefoonnummers zoals betaalnummers of gratis 0800 telefoonnummers te gebruiken in de VoIP-centrale?
7. Support
Heb je hulp nodig bij de installatie of wens je verdere ondersteuning bij een eventuele storing of panne van de telefoonlijn? Bekijk welke mogelijkheden de providers bieden qua hulp & support.
Online documentatie en veelgestelde vragen: meestal gebruikershandleidingen, hulpinstructies of stapsgewijze handleidingen om gebruikers te helpen bij het instellen van hun accounts of het oplossen van eventuele problemen met hun VoIP-systeem.
Telefonisch: klantenservice via een nummer dat door de provider wordt gegeven waarmee klanten vragen kunnen stellen over productinformatie, facturatie en technische problemen.
E-mail: sommige providers bieden ook e-mailondersteuning waarmee klantcontactpersoneel hun problemen kan rapporteren via e-mail.
Chat: bieden de providers de mogelijkheid om te chatten?
8. Prijs VoIP-telefonie
Vooraleer je in zee gaat met een provider van cloud telefonie, vergelijk je het best de prijzen. VoIP-abonnementen variëren in prijs, afhankelijk van de provider en het type gewenste service. Sommige providers bieden eenvoudige, goedkope abonnementsopties zoals gratis basis bellen in bepaalde gebieden of eenvoudige betaalde abonnementen voor callcenters en kleine bedrijven. Er zijn ook veel VoIP-abonnementen die uitgebreide opties zoals videobellen, conferentiegesprekken, 24/7 ondersteuning en meer aanbieden. De prijzen kunnen variëren van €10 tot meer dan €150 per maand.
Door rekening te houden met deze factoren kunt u er zeker van zijn dat de cloud telefonie provider die u kiest, zal voldoen aan de behoeften van uw bedrijf nu en in de toekomst.
