Zie je door de rommel je kantoor niet meer? Dan is het tijd voor een grondige kantooropruiming. Wij leggen je uit hoe je dat best aanpakt.

Hoog tijd voor een kantooropruiming?
Als je ontdekt dat je meer dan een halve minuut besteedt aan het lokaliseren van een belangrijk document of zelfs iets eenvoudig als een balpen, dan is het tijd om je kantoor op te ruimen.

Gezamenlijke kantooropruiming
Als het bij jou begint te kriebelen, ga dan niet alleen van start met de reorganisatie van je bureau, betrek liever iedereen van de werkvloer erbij. Prik daarom een dag en vertel je werknemers dat het geen werkdag is als een andere, maar een opruimdag. Waarom niet vragen om een uurtje later dan gewoonlijk op de werkvloer te verschijnen, maar dan wel in oude kleren en met hun favoriete kuisgerief?

Aanpak van de kantooropruiming
Volg de volgende stappen voor een succesvolle opruimactie op de werkvloer:

Stap 1 luidt als volgt: wapen jezelf met benodigdheden. Voor je je kantoor uitmest, ga je best op zoek naar kantoorbenodigdheden die je nodig hebt voor je reorganisatie. Vraag de anderen op de werkvloer wat ze precies nodig hebben om ordelijker te werken. Vergeet zeker geen dossiermappen, balpennen, blocnotes, zelfklevende notitieblaadjes, schoonmaakmiddelen en vuilzakken.

In stap 2 bereid je jezelf mentaal voor. Je kantoor opruimen houdt in dat je heel wat spullen zal moeten weggooien. Bereid jezelf voor op het afstand nemen van erg oude documenten en papieren.

Stap 3 houdt in dat je je tijd neemt voor de kantooropruiming. Voor een grondige opruimbeurt ben je de hele dag bezig met weggooien, afnemen en herinrichten. Als je geen 5 uur kan besteden aan het opruimen van je werkplek, dan stel je de taak beter uit.

We belanden zo bij stap 4: maak je werkplek leeg. Haal alles uit elke lade, plank en archiefkast. Veeg vervolgens alle lade- en archiefkasten en bureaubladen schoon en focus je dan pas op wat je verzameld hebt. Overloop de inhoud van alle lades en vakken, en gooi weg wat je niet meer gebruikt of nodig hebt.

Nu pas komen we bij het eigenlijke reorganiseren in stap 5. Je zorgt ervoor dat alles een plaats krijgt. Sommige mensen vinden het handig om elke lade een specifieke functie te geven: een communicatielade bijvoorbeeld met al het schrijfgerief, papier, inktcartridges en blocnotes.

In stap 6 ten slotte maak je er een gewoonte van om geregeld op te ruimen. Als je van tijd tot tijd je kantoor opruimt en reorganiseert, dan zal je in de toekomst minder tijd moeten spenderen aan een grondige reorganisatiebeurt. Op die manier maak je het dagelijkse werkleven efficiënter.

Regels voor de kantooropruiming
Als je de werkvloer opruimt en opnieuw inricht, word je geconfronteerd met de moeilijke taak dat je moet beslissen welke papieren blijven en welke bestemd zijn voor de vuilbak. Er zijn 6 regels die jij en je werknemers kunnen volgen als hulp bij de beslissing wat te behouden en wat weg te gooien.

• Houd het bij als het actueel is. Houd alle papieren en documenten bij die te maken hebben met actuele projecten en klanten, maar berg ze wel op in submappen. Als je een extra indeling maakt om uiteenlopende documenten te archiveren, dan voorkom je dat niet zo belangrijke papieren en essentiële documenten door elkaar gegooid worden.
• Blik geregeld terug op documenten. Ontdoe je van bestanden en documenten die je het laatste half jaar à jaar niet gebruikt hebt. Houd alleen die documenten bij die je op het ogenblik gebruikt en waarbij je een goede reden hebt om ze te bewaren.  
• Bewaar masterdocumenten. Het kost je immers heel wat tijd en geld om zo’n document opnieuw aan te maken.
• Houd alle juridische documenten bij. Zorg ervoor dat je een box voor contracten en certificaten hebt waarin je alle contracten, schriftelijke garanties, licenties en ander juridisch bindende documenten opbergt.
• Bewaar je belastingsrapporten. Alle kopieën van de zakelijke belastingteruggaven moet je bijhouden. Stukken die je belastingteruggaven staven dien je zeker 6 jaar bij te houden. Andere stukken die verband houden met je belastingen kan je bewaren zo lang ze juridisch gezien waardevol zijn. Een boekhouder kan je eventueel adviseren over wat je best weggooit en wat je bijhoudt.
• Als je twijfelt, gooit het dan weg.

Een van de meest belangrijke manieren om de orde op de werkvloer te bewaren, is je collega’s aanmoedigen om op het einde van elke werkdag enkele minuten te spenderen aan het opruimen en weggooien. Op die manier moet je op lange termijn minder tijd steken in het reorganiseren en het biedt je de kans om elke dag met een schone lei te beginnen op de werkvloer.