Het papierverbruik met een kwart verminderen, dat is een van de engagementen van het Charter Vrij beroep voor Kyoto dat ondertekend werd door Unizo, FVIB en de betrokken beroepsorganisaties met steun van de Vlaamse overheid. Wij leggen je uit hoe je als kmo je papierberg kan verkleinen en de digitale communicatie kan optimaliseren.

Meer besparen met minder papier

Het papierverbruik blijft de hoogte in schieten. Op wereldvlak steeg het gebruik van papier de laatste 5 jaar met 20 procent. Ondanks de mogelijkheden van de informatietechnologie blijft het papierverbruik thuis en op kantoor stijgen. Nochtans is een vermindering van papier niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de portemonnee.

Wie minder papier verbruikt, spaart het leefmilieu want bij de productie van papier gebruikt men energie, water en bomen. Daarnaast levert een verkleinde papierberg een flinke financiële besparing op. Voor een kmo kost een A4-blad 0,10 euro, terwijl een blad in digitale vorm slechts 0,05 euro kost. Tel maar uit hoeveel je hiermee kan besparen als je weet dat de gemiddelde kantoorbediende elk jaar verantwoordelijk is voor een verbruik van 10 000 pagina’s papier. Als je idealiter dit papierverbruik tot de helft kan reduceren per werknemer, bespaar je 25 kilogram papier oftewel 250 euro per werknemer.

Als je als kmo minder papier verbruikt, betekent dat ook dat je minder printers en kopieerapparaten nodig hebt die op hun beurt energie en inkt verbruiken. Reken daar de aankoop- en afdankkosten van dit elektronisch afval bij en je bespaart nog eens een flink bedrag.

Tips om de papierberg te verkleinen

Hoe kan je als kmo je papierverbruik beperken?

• Maak ten volle gebruik van e-mail zodat je zowel intern als extern papieren memo’s, brieven, documenten en faxen tot een minimum kan beperken. Ga na of de kmo met elektronische handtekeningen kan werken.  

• Leg een digitaal archief aan in plaats van een papieren. Pdf-bestanden bieden veel mogelijkheden. Je vindt er sneller de juiste informatie in terug dankzij de digitale zoekmogelijkheden en een efficiëntere indexatie met sleutelwoorden. Bovendien nemen servers of cd-roms heel wat minder ruimte in beslag dan archiefmappen vol papieren documenten. Wist je dat je op een gewone cd-rom documenten kan wegschrijven die anders een halve ton papier zouden vormen?

• Maak gebruik van de mogelijkheden die printers en kopieerapparaten bieden: druk documenten recto-verso af, verklein ze en/of print meerdere bladzijden op een bladzijde af.

• Stel printers en kopieerapparaten standaard in met bovenstaande papiervriendelijke instellingen. Met zuinig modus verspil je ook minder inkt.

• Gebruik enkelzijdig papier systematisch als kladpapier.

• Lees getypte documenten na op het scherm en niet op een testafdruk. Om het leescomfort van schermlezen te vergroten kan je de lettergrootte aanpassen, inzoomen, de regelafstand vergroten... Gebruik steeds de spelling- en grammaticacontrole van je tekstverwerker om fouten op te sporen en beoordeel met de optie afdrukvoorbeeld de pagina-indeling van je documenten.

• Voor het redigeren van documenten kan je eveneens rechtstreeks vanaf het beeldscherm werken. Met de huidige tekstverwerkingssoftware kan je verbeteringen, opmerkingen... aanbrengen, waarbij de wijzigingen bijgehouden worden. Je kan zelfs 2 documenten automatisch laten vergelijken. Niet alleen individuele werknemers, ook werkgroepen kunnen gebruik maken van deze tools.

• Agenda’s, verslagen, poststukken en documenten bij vergaderingen stuur je best in digitale vorm naar de vergaderleden. Als op een meeting een powerpointpresentatie geprojecteerd wordt, hoef je die niet op papier uit te delen. Druk je dergelijke documenten toch af, dan kunnen de vergaderleden ze gerust delen, zodat je minder exemplaren moet afdrukken. Print zeker geen documenten die al eens verspreid zijn.

• Websites, documenten van internet... sla deze op op de harde schijf van de computer in plaats van ze uit te printen.

• Moet er toch iets afgedrukt worden, druk dan alleen af wat nodig is: enkele alinea’s of pagina’s in plaats van een heel dossier bijvoorbeeld.

• Sensibiliseer je werknemers met een briefing of training. Zorg voor een interne code voor een rationeel papierverbruik.