logo
Als startpagina
Zoek dienst / product
 
Home Nieuws Entertainment

Business

Carriere Geld ICT Auto Wonen Reizen Lifestyle Fun Culinair Sitemap
auto
Auto

Jobs


Immo


Weer

Dating

Lenen

Reizen


Games

windows dedicated server hosting by COMBELL
WorkTalia Vacatures
 ONDERNEMEN
Startpagina
Artikels
Kosten boekhouder
Energietips
Links
 BUSINESS LEADS
Aanbestedingen
Ontvang offertes
 ZOEKEN EN TOOLS
Btw-nummers
Btw berekenen
Overnames
Faillissementen
Gerechtelijke akkoorden
Oprichtingen
Bedrijfsinformatie
Woordenboek
Postcodes
Vertalingen
 GIDS EN TELEFOON
B2B Aankoopgids
Gele Gids Wereldwijd
Witte Gids
 ZONENUMMERS
België
Nederland
Frankrijk
Duitsland
Alle landcodes
 CHANNELS
Actualiteit
Entertainment
Ondernemen
Auto & Mobiliteit
Financieel & Geld
ICT & Internet
Immo & Wonen
Jobs & Carrière
GSM & Telecom
Reizen & Vakantie
Lifestyle & Gezond.
Gastronomie
Games & Fun
Zoekertjes
Links

 
  ARTIKELS - DETAIL
Do’s en don’ts voor minder ervaren notulisten

Moet elk vergaderlid om de beurt het verslag van de vergadering schrijven? Maak je geen zorgen, notuleren kan je leren. Wij leggen je uit hoe je voor een geslaagde vormgeving en formulering zorgt, en waarop je als onervaren notulist moet letten.

 

Vormgeving van de notulen

Een verslag van een vergadering, ongeacht welk type, moet uitblinken in overzichtelijkheid. De vergaderleden verwachten na afloop geen opstel of roman, maar een tekst - hetzij bij een verslag op spreker of thema - of een schema - hetzij bij een besluiten- en actielijst - waarbij ze de inhoud gemakkelijk kunnen scannen zodat ze in een oogopslag zien wat er besproken of besloten is.

 

Tips voor de lay-out van notulen:

  • Geef elk agendapunt een apart kopje met een nummer.
  • Laat dit kopje opvallen: onderstreep het, gebruik hoofdletters of vet als opmaak.
  • Scheid ideeën met alinea’s bij het beknopt verslag. Vermeld argumenten pro en contra bijvoorbeeld in twee aparte alinea’s en formuleer het genomen besluit in een derde alinea.
  • Gebruik bullets bij opsommingen. Voor de voor- en tegenargumenten van hierboven bijvoorbeeld.
  • Benadruk afspraken en besluiten met een aangepaste vormgeving in vet, cursief of onderstreept.
  • Gebruik voldoende witregels voor een overzichtelijk geheel.
  • Blijf consequent op het vlak van lay-out, dat vergroot de herkenbaarheid.
  • Bij wisselende notulisten kan een sjabloon voor uniformiteit zorgen op het vlak van hoofding, lettertype...

Formulering van de notulen

Op het vlak van de formulering zijn er enkele aandachtspunten bij het notuleren, met name bij het uitvoerig en beknopt verslag die niet in schemavorm wordt gegoten zoals de besluiten- en actielijst. De zakelijke en dus formele context moet in het verslag immers weerspiegeld worden.

 

Op deze manier breng je de informatie correct, duidelijk en efficiënt over:

  • Hanteer een zakelijke schrijfstijl.
  • Wees tactvol. Laat suggestieve opmerkingen, emoties en stemmingen achterwege in het verslag.
  • Gebruik objectieve woorden en neutrale werkwoorden zoals ‘zeggen’, ‘melden’, ‘vragen’, ‘besluiten’ en varieer hierbij voldoende.
  • Geef werkwoorden in de onvoltooid tegenwoordige tijd weer: bijvoorbeeld ‘De voorzitter stelt voor om...’
  • Gebruik de indirecte rede om bijdragen van sprekers weer te geven. Bijvoorbeeld ‘De voorzitter vraagt om..’ in plaats van ‘De voorzitter vraagt: “...”.’
  • Houd rekening met de gevoeligheden van bepaalde aanwezigen. Laat het verslag altijd eerst aan de voorzitter lezen voor je het verstuurt.

Eerste keer notulist?

We ronden dit artikel af met enkele handige tips voor de onervaren notulist:

  • Bereid je voor. Weet welk type verslag men van je verwacht, lees het vorige verslag en de agenda van de vergadering waarbij je moet notuleren.
  • Neem indien mogelijk plaats naast de voorzitter van de vergadering. Deze leidt de vergadering immers in goede banen en de aanwezigen richten zich meestal tot hem als ze aan het woord zijn.
  • Heb je het nodige materiaal bij de hand? Balpennen en voldoende papier bij geschreven notities, een laptop bij getypte notities. Vergewis je er in het laatste geval van dat je batterij voldoende opgeladen is of dat je de laptop kan aansluiten op het stroomnet, met of zonder verlengkabel.
  • Verwacht je een chaotische vergadering, maak dan een geluidsopname.
  • Heb je iets niet goed verstaan, vraag de spreker dan gerust om het even te herhalen.
  • Bij belangrijke besluiten geef je best even een samenvatting van wat je genoteerd hebt ter controle.
  • Neem geen informatie op die men kan terugvinden in de vergaderstukken; verwijs in het verslag wel naar het vergaderstuk in kwestie.
  • Zelfs bij een uitgebreid verslag moet je niet alles noteren: bijvoorbeeld verplaatsingen van agendapunten, ordevoorstellen, terzijdes, herhalingen of parafrases van één spreker.
  • Als je twijfelt over de relevantie van een opmerking, vraag dan of je die moet opnemen.
  • Vraag bij vertrouwelijke informatie of die opgenomen moet worden. Verslagen gaan soms ook naar andere afdelingen.
  • Verwerk bij voorkeur dezelfde dag nog je aantekeningen omdat alles dan nog vers in je geheugen zit. Is dat niet mogelijk, lees dan na de meeting je aantekeningen nog eens door en voeg er zonodig nog enkele opmerkingen aan toe.
  • Vermeldt het verslag dringende taken? Verstuur het dan zo snel mogelijk, zo niet kan het verslag gerust nog even wachten en pas verstuurd worden met de uitnodiging van de volgende vergadering.

Bron - NetOnline Redactie - Geplaatst op: 23/5/2007
© 2007 - NetOnline.be. Geen enkel artikel mag overgenomen worden zonder toestemming van NetOnline.be.

Meer artikels omtrent ondernemen
Dit artikel aanbevelen aan een vriend, kennis ?
NetOnline kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud van derde websites en voor de inhoud van website waarnaar het linkt.

 

 

 
  ENI ENERGIELEVERANCIER
 AUDENAERT ACCOUNTANCY - BOEKHOUDKANTOOR
ACCTS
all-round accountants- en boekhoudkantoor met een professioneel team gevestigd in Melle.
 BESPAAR ENERGIE: BEDRIJF OF KANTOOR
Bespaar op je energiefactuur !
Ontdek tips om te besparen in je bedrijf op je energie zoals elektriciteit, gas, water...
 TOOLS EN ZOEKEN
Overnames
Volg online welke bedrijven te koop staan of klaar staan om over te nemen.
Faillisementen / Oprichtingen
Welke bedrijven gingen in België vorige maand failliet en welke bedrijven werden opgericht.
Postcodes en Posttarieven
Zoek via NetOnline Belgische postcodes op en de tarieven voor briefwisseling.
Vertalen
Bent u op zoek naar een vertaling ? Via onze vertaalmodules kunt u vertalen.
© NetOnline 2011 - Privacy policy | Disclaimer | Hosting by COMBELL | Adverteren | Contact | Sitemap
beste www-sites:a- b- c- d- e- f- g- h- i- j- k- l- m- n- o- p- q- r- s- t- u- v- w- x- y z